• مدیریتفرآیند کسب و کار (BPMS)

مدیریت فرآیند کسب و کار مجموعه‌ای از روش‌ها، ابزارها و فناوری‌هایی است که برای طراحی، اجرا، تجزیه و تحلیل و کنترل فرآیندهای عملیاتی کسب و کار استفاده می‌شود و در آن اشخاص، سیستم‌های اطلاعاتی و افراد به هم پیوند می‌خورند، به طوری که مشخص کننده این است که “چه زمانی، چه فردی، چه کاری” را به انجام برساند. از آنجا که فرآیندهای تجاری کلید موفقیت هر سازمان می‌باشد، داشتن یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار قوی در سازمان حائز اهمیت است؛ زیرا سازمان را قادر می‌سازد تا فرآیندهای کسب و کار جدیدی را ایجاد کند و فرآیندهای موجود را مطابق با تغییرات محیطی بهبود بخشد.

جایگاه BPMS  در سازمان

BPMS  از قدرت و توانایی کافی برای مدیریت فرآیند برخوردار بوده و مولد فرآیندهای سازمان محسوب می‌شوند. به تعبیری ساده‌تر هر فرآیند سازمان را می‌توان یک برنامه کاربردی دانست با این تفاوت که این برنامه کاربردی یک “نرم افزار فرآیند محور ” بوده و مشخص می‌نماید که در “چه زمانی، چه فردی، چه کاری ” را به انجام برساند. از این روست که می‌توان”نرم افزارهاي مدیریت فرآیندهای کسب و کار ” را به عنوان زیرساخت نرم افزار سازمان در نظر گرفت زیرا هم خود مولد برنامه‌های کاربردی هستند و هم اینکه توانایی آن‌ها در ساخت فرآیندها با چرخه توسعه سازمان، ارتباط مستقیم دارد. سازمان با داشتن سیستم مدیریت فرایندها (BPMS) یک سرمایه بزرگ در اختیار دارد که می‌تواند نرم افزارهای مورد نیاز خود را بدون نیاز به برنامه نویسی ایجاد کرده و با سایر سیستم ها یکپارچگی ایجاد کند.

کارکردهای اصلی BPMS 

چهار فعالیت کلیدی در رابطه با یک BPMS وجود دارد که عبارتند از:

  • تعیین فرآیندهای کاری؛
  • مدیریت و نظارت بهنگام بر اهداف تنظیم شده فرآیندهای کاری؛
  • زمان بندی دقیق فرآیندهای کاری و منابع مورد نیاز جهت اجرای هر نمونه از فرآیند کاری؛
  • تغییر دینامیک فرآیندهای کاری و نمونه های آن دسته از فرآیندهای کاری که در حال بررسی هستند تا در تجارت سازمان درگیر شوند.

اهم دستاوردهای مجهز شدن به BPMS

افزایش بهره‌وری در سازمان، كاهش زمان و هزینه و حجم پياد‌ه‌سازي فرآيندها و سیستم‌ها، اعمال سریع و آسان تغییرات سازمانی (چابکی سازمان)، یکپارچه‌سازي سیستم‌های سازمان، فرآیندها و خدمات، افزايش رضايتمندي مشتريان و ارباب رجوع، بهبود تعاملات بین واحدهای سازمانی، امکان شناسایی گلوگاه‌ها و اصلاح فرآیندها، تهیه گزارش‌ها و تحلیل‌هاي اجرایی و مدیریتی، اجراي اتوماتیک تعداد قابل ملاحظه‌ای از وظایف، کاهش زمان ارائه محصولات یا خدمات جدید، تسریع هماهنگی میان قوانین و محیط کاري، کمک به توسعه برنامه‌هاي کاربردي با استفاده از ابزارهاي گرافیکی، کنترل و پایش کارایی کسب و کار.

 

 

 

 

 

 

  • تجزیه و تحلیل کسب و کار BA

تجزیه و تحلیل کسب‌و‌کار را می‌توان علم تشریح فرآیندها، مکانیزم‌ها، جریان‌های اطلاعاتی، اهداف و استراتژی‌ها در دنیای کسب‌و‌کار دانست که می‌تواند شامل راه‌حل‌های مکانیزه و یا غیر مکانیزه باشد. نیازمندی‌هایی که براثر انجام فرآیندهای یک کسب و کار ارضاء می‌گردند، در این تجزیه و تحلیل مشخص می‌شوند.

در تجزیه و تحلیل کسب و کار اقداماتی صورت می‌پذیرد که عبارتند از:

  1. تحلیل کسب و کار شامل تحلیل عناصر کسب و کار
  2. تحلیل همه عناصر کسب و کار برای حل مسأله و دسترسی به هدف مشخص
  3. تعریف، توضیح، سطح بندی و اندازه‌گیری دقیق اهداف
  4. شکستن هدف به شاخصهای قابل اندازه‌گیری و تعیین متغیرهای کنترل و سیاستگذاری
  5. جمع آوری اطلاعات صحیح و سازگار همراه، فراوری، برآورد و گزارش
  6. طراحی راه حل‌های سازگار و مبتنی بر اطلاعات
  7. ارزیابی راه حل‌ها، درجه‌بندی بر اساس هزینه و فایده و امکان به کار گیری آنها
  8. اقدام به فعالیت بر اساس راه حل انتخاب شده نهایی و اصلاح و بهبود مستمر

 

 

 

  • ارزیابی بلوغ فرآیندی

یکی از شاخص‌های کلیدی موفقیت در استقرار مناسب فرایندهای کسب و کار در سازمان‌ها، توجه به بلوغ فرایندی سازمان در وضعیت فعلی و هدف‌گذاری مناسب آن برای آینده است. سازمان نمی‌تواند به اهداف نهایی مدیریت فرایندهای کسب و کار دست یابد مگر آنکه قدم‌ها و مراحل آن را یکی یکی پشت سر گذارد. بی‌تردید وضعیت فرهنگ سازمانی، میزان دانش و آگاهی کارکنان از محتوای فرایندی، جایگاه سازمان در طیف وظیفه گرایی– فرایندگرایی و … عواملی است که موجب ایجاد تفاوت میان بلوغ فرایندی سازمان‌ها با یکدیگر می‌گردد. هدف‌گذاری محتوایی فرایندها، تعداد سطوح تعریف و مدیریت آنها و جاری‌سازی گسترده یا حوزه‌ای فرایندها همگی بستگی به سطح بلوغ فعلی فرایندها در سازمان خواهد داشت. از این رو سازمان باید پیش از شروع یک دوره مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار، سطح بلوغ فرایندی جاری آن را اندازه‌گیری نموده و برای آن به صورت مرحله‌ای هدف گذاری نماید.

بلوغ یک فرآیند کسب‌وکار شاخصی است برای تشخیص میزان تکامل یک فرآیند و توانایی آن برای بهبود مستمر از طریق سنجه‌های کیفی و بازخورد. بنابراین، برای اینکه یک فرآیند بالغ باشد، باید از جهات زیر کامل باشد:

  • میزان سودمندی
  • خودکار بودن
  • قابلیت اتکا از نظر اطلاعات
  • بهبود مستمر